Enero 23 de 2018. El Gobierno Nacional, mediante Decreto 090 de 2018, redujo el número de entidades que deben hacer el registro de sus bases de datos y amplió el plazo para hacerlo. Muchas cooperativas quedan eximidas.
De acuerdo con la medida, solo quedan obligados a realizar dicho registro las sociedades o entidades sin ánimo de lucro cuyos activos sumen más de 100.000 unidades de valor tributario y las personas jurídicas de naturaleza pública, lo cual significa que las cooperativas y fondos de empleados con activos por debajo de los $3.315.600.000 no deberán hacer el registro.
Los nuevos plazos para formalizar el registro serán el 30 de septiembre de 2018 para las entidades que tengan activos totales superiores a 610.000 unidades tributarias; el 30 de noviembre de 2018 para las que tengan activos totales de entre 100.000 y 610.000 unidades y 31 de enero de 2019 para las personas jurídicas de naturaleza pública.
Así mismo, las bases de datos que se creen con posterioridad a esas fechas deben ser inscritas dentro de los dos meses siguientes a su creación.
El Decreto es una consecuencia directa del muy bajo índice de cumplimiento del requisito de registro de las bases de datos (menos del 25% de las personas jurídicas y menos del 1% de las personas naturales), pese a que el plazo ya había sido extendido en dos oportunidades y a que la Superintendencia de Industria y Comercio asegura haber hecho una adecuada divulgación de la norma.
En su parte motivatoria, la norma reconoce que “es necesario reducir el universo de vigilados que deben cumplir con al especial obligación de registrar sus bases de datos en el sistema dispuesto por la Superintendencia de Industria y Comercio y garantizar un alto grado de cumplimiento de esta obligación legal”.
Para decidir quiénes quedan excluidos de esta obligación y quienes no, se utilizaron criterios de priorización basados en los riesgos que conlleva la administración de información. De tal modo, quedaron excluidas las entidades sin ánimo de lucro que cumplen con las características de pequeña y mediana empresa (menos de 100.000 unidades tributarias) y las personas naturales.
No obstante, el decreto aclara que estas personas y entidades excluidas de la obligación de registro no quedan eximidas de los demás deberes establecidos para los responsables del tratamiento de datos, en los términos de la Ley 1581 de 2012.
