El trabajo en casa se define como el desempeño transitorio de las funciones de un servidor público o de un trabajador del sector privado, fuera del lugar donde habitualmente las desempeña, sin que se llegue a ver afectada la naturaleza del contrato, la relación laboral o legal y reglamentaria respectiva; ni tampoco desmejorar las condiciones del contrato laboral cuando por circunstancias ocasionales, excepcionales o especiales el trabajador no pueda desarrollar sus funciones en su lugar de trabajo y que por dicha imposibilidad deba hacer uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones, extendiéndose su uso a cualquier tipo de trabajo o labor que no requiere la presencia física del trabajador o funcionario en las instalaciones de la empresa.
Cuando sea necesario que un servidor público o un empleado privado realice trabajo en casa, se garantizará la satisfacción de principios como igualdad, moralidad, eficacia, seguridad, jurídica, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad; la protección de los derechos y prerrogativas laborales y sociales de los trabajadores; y el respeto de los principios esenciales del Estado Social de Derecho y los derechos fundamentales de las personas.
En el momento en que el trabajador o servidor público deba realizar trabajo en casa se debe tener en cuenta que exista una total:
- Coordinación en las funciones, servicios y actividades laborales que deberán ser desarrolladas entre el trabajador y el empleador para alcanzar los objetivos y logros fijados. Esta deberá ser pactada al momento de la asignación de las tareas o actividades a desarrollar, al igual que los medios y las herramientas por medio de las cuales se realizará el reporte, seguimiento y evaluación. Teniendo en cuenta la comunicación constante y recíproca.
- Desconexión laboral, ya que es el derecho que tiene todo trabajador o servidor público, de gozar de su tiempo de descanso, permisos, vacaciones, feriados o licencias, con el fin de conciliar su vida personal, familiar y laboral. A su vez el empleador deberá abstenerse de formular órdenes o requerimientos fuera del horario laboral pactado.
Según esta ley, cuando se realice trabajo en casa, se mantendrá por parte del empleador la facultad subordinante y la potestad de supervisión de las labores del trabajador; y por parte del trabajador o empleado público las obligaciones, derechos y deberes derivados de la prestación del servicio. De igual forma el empleador será el encargado de determinar los instrumentos, frecuencia y modelo de evaluación del desempeño, cumplimiento de metas y mecanismos para el reporte y/o resultado de las actividades, por el tiempo que dure el trabajo en casa. En el caso de los servidores públicos será el Gobierno Nacional el que determine dichos instrumentos para el desarrollo del trabajo en casa por parte del servidor público.
Para realizar el seguimiento a los objetivos y actividades deberá existir un consenso previo en los criterios establecidos.
Durante el desarrollo del trabajo en casa también estarán vigentes las disposiciones del Código Sustantivo del Trabajo y los reglamentos vigentes aplicables a los servidores público en temas de horarios y jornada laboral, exceptuando el cumplimiento de estas disposiciones y de la remuneración del trabajo suplementario a los trabajadores de dirección, de confianza o manejo, así como los niveles directivo y asesor en el sector público.
Cuando sea necesario habilitar el trabajo en casa, se extenderá hasta por un término de tres (3) meses prorrogables por un término igual, por única vez; pero, si persisten las circunstancias ocasionales, excepcionales o especiales que llevaron a habilitar esta medida, se extenderá dicha habilitación hasta que las condiciones desaparezcan. Es el empleador o nominador quien conserva la facultad unilateral de dar por terminada la habilitación del trabajo en casa.
En cuanto a los elementos de trabajo para el desarrollo del trabajo en casa y cumplimiento de las funciones por parte del servidor público o trabajador del sector privado, podrá hacer uso de sus equipos y herramientas propias, siempre y cuando exista un acuerdo entre las partes, de no ser así, el empleador deberá suministrar los equipos, sistemas de información, software y materiales necesarios para el desarrollo de la función o labor contratada. De igual forma el empleador será quien defina los cuidados, custodia y reserva de la información que deberá cumplir el trabajador o servidor público, mientras desarrolle sus funciones o labores desde casa.
Antes de iniciar con el trabajo en casa el empleador deberá establecer un procedimiento por medio del cual se proteja el derecho al trabajo, además de contar con capacitaciones que garanticen el uso adecuado de las tecnologías de la información y de las comunicaciones – TIC’s. De igual forma el empleador deberá notificar por escrito a sus trabajadores, indicando el tiempo en el que estará laborando bajo esta habilitación.
Cuando se trata de los derechos salariales y prestacionales durante la habilitación del trabajo en casa, el trabajador o servidor público tendrá derecho a percibir los salarios y prestaciones sociales derivadas de su relación laboral. Cuando los trabajadores o servidores públicos devenguen hasta dos salarios mínimos legales mensuales vigentes y que se les reconozca auxilio de transporte, el empleador, bien sea el Estado o un privado, deberá reconocer el auxilio de conectividad digital durante el tiempo que dure la habilitación del trabajo en casa.
Se debe entender que mientras sea desarrollado el trabajo en casa, el trabajador o servidor público, continuará disfrutando de los mismos derechos y garantías que rigen su relación laboral, además de los beneficios a que tenga derecho dentro del marco de la relación laboral. De igual forma continuarán amparados por las acciones de promoción y prevención, las pretensiones económicas y asistenciales en materia de riesgos laborales. Debido a esto la administradora de riesgos a la que se encuentre afiliado el trabajador o servidor público, deberá promover programas que busquen garantizar las condiciones de salud física y mental, la seguridad en el trabajo. Debido a esto, el empleador deberá comunicar y actualizar ante la administradora de riesgos laborales los datos del trabajador para mediar en cualquier situación que pueda ocurrir y que llegue a afectar al trabajador o servidor público.
Cuando se realice trabajo en casa, el empleador deberá promover la formación, capacitación y desarrollo de competencias digitales de los empleados y servidores públicos.
El reglamento interno de trabajo, ni el manual de funciones de cada entidad pública o empleadores del sector privado no será modificado, salvo que sea necesario para el desarrollo de las labores, pero esto necesariamente no modificará las condiciones laborales pactadas al inicio de la relación laboral.
Es necesario que cada entidad o empleadores del sector privado tomen medidas para dar a conocer a los usuarios, cuáles son los canales oficiales de comunicación, además de los mecanismos tecnológicos y virtuales para el registro y respuesta de las PQRS.
El Ministerio de Trabajo será el encargado de la inspección, vigilancia y control de las actividades reguladas por la presente ley, la cual regirá a partir de su promulgación.
